Lyhyt kuvaus: M-Files kehittää generatiivisen tekoälyn strategiaa ja käyttöönoton tiekarttaa tiedonhallinnan kehittämiseksi. Tavoitteena on yhdistää tekoälyn hyödyntäminen pitkän aikavälin liiketoimintatavoitteisiin ja parantaa tiedon saatavuutta.

1. Yrityksen kuvaus

M-Files on metadataohjatun tiedonhallinnan globaali johtaja, joka tarjoaa yritysalustan, jonka avulla asiantuntijatyöntekijät voivat löytää, suojata ja hallita asiakirjoja välittömästi monimutkaisissa yrityksen tietovarannoissa. M-Files teki yhteistyötä Reaktorin kanssa uudistaakseen lippulaivatuotealustansa keskittyen tuotteen käyttäjäkokemuksen (UX/UI) modernisointiin, monilaitteisten käyttöliittymien virtaviivaistamiseen sekä tuotesuunnittelukyvykkyyksien nopeuttamiseen maailmanlaajuisilla alustoilla.

2. Mikä ongelma tekoälyn oli tarkoitus ratkaista?

• Perinteiset yritystason tiedonhallintatyökalut ovat tunnetusti monimutkaisia, sekavia ja vaikeita ei-teknisille työntekijöille. Kun valtavat määrät yritysdataa ovat hajallaan eri pilvitallennuspaikoissa, toiminnanohjausjärjestelmissä (ERP) ja paikallisilla palvelimilla, työntekijät kärsivät tiedon pirstaloitumisesta. M-Filesin piti siirtyä raskaista, perinteisistä yrityskäyttöliittymistä saumattomaan, moderniin, metadataohjattuun käyttäjäkokemukseen verkko-, työpöytä- ja mobiiliympäristöissä.

3. Miten ongelma ratkaistiin ja millä työkaluilla?

• Reaktor integroi monialaiset insinööri-, tuotehallinta- ja UX-suunnittelutiimit M-Filesin kehittäjien rinnalle. Yhdessä he loivat yhtenäisen suunnittelujärjestelmän, yhdenmukaistetut käyttöliittymäkomponenttikirjastot, optimoidut metadatanavigointirakenteet sekä modernit verkko-/työpöytäkehykset, joiden avulla käyttäjät voivat hallita tiedostoja sen perusteella, mitä ne ovat, ei sen, mihin ne on tallennettu.

4. Mitä tuloksia saavutettiin?

• Yhteistyö modernisoi onnistuneesti M-Filesin yrityskäyttöliittymän, mikä lisäsi merkittävästi käyttäjien sitoutumista, vähensi käyttöönoton kitkaa ja paransi asiantuntijatyöntekijöiden päivittäisten tehtävien tehokkuutta maailmanlaajuisesti. Viilattu tuotearkkitehtuuri auttoi M-Filesia vakiinnuttamaan asemansa Gartnerin Magic Quadrant -johtajana tiedonhallinta-alustoissa.

5. Mitä ongelmia ilmeni?

Keskeisiä haasteita olivat käyttöliittymämallien yhtenäistäminen perinteisten työpöytäasennusten, verkkoselainten ja mobiiliklienttien välillä ilman, että yrityksen työnkulkujen taaksepäin yhteensopivuus rikkoutuu; suorituskyvyn hallinta laajoja metadata-verkostoja indeksoitaessa reaaliajassa; sekä erilaisten sisäisten sidosryhmien prioriteettien yhteensovittaminen globaalien T&K-tiimien kesken.

6. Aika- ja rahainvestoinnit

Tarkat taloudelliset investoinnit ja sopimusyksityiskohdat ovat luottamuksellisia yritysten välisissä kaupallisissa sopimuksissa. Ajallisesti hanke oli osa strategista monivuotista kumppanuutta, joka kattoi käyttäjätutkimuksen, tuotesuunnittelujärjestelmät, käyttöliittymäohjelmistokehityksen ja vaiheittaisen globaalin käyttöönoton.

7. Millaista osaamista tarvittiin ja mitä yhteistyökumppaneita käytettiin?

• Projekti vaati syvällistä osaamista yritysohjelmistokehityksestä, suunnittelujärjestelmien kehityksestä, käyttöliittymä- ja käyttäjäkokemustutkimuksesta, metadatamallien rakenteistamisesta, tuotestrategiasta ja muutosjohtamisesta. Reaktor toimi ydinstrategisena suunnittelu- ja insinöörikonsulttina, joka työskenteli tiiviissä yhteistyössä M-Filesin sisäisen T&K:n, tuotejohdon ja insinööriosastojen kanssa.

8. Liiketoimintafunktion luokitus

Tämä projekti sijoittuu yritysohjelmistosuunnitteluun, tiedon- ja asiakirjahallintaan (ECM), suunnittelujärjestelmien kehitykseen, tuotestrategiaan sekä täyden pinon verkko-/työpöytäohjelmistokehitykseen.

9. Lähde

https://www.reaktor.com/work/m-files

Avainsanat:
ERP, muutosjohtaminen, UX-suunnittelu, M-Files, Reaktor, tiedonhallinta, ohjelmistokehitys